Ochrona dokumentów elektronicznych

W celu ochrony dokumentów elektronicznych możliwe jest nadanie hasła dostępu do pojedynczego pliku lub całego folderu. W przypadku jednego pliku można użyć do tego samego edytora tekstu / arkusza kalkulacyjnego (np. programu MS Word czy MS Excel). W przypadku wielu plików przydatnym jest program archiwizujący, np. darmowy 7zip (więcej > LINK).

Poniżej odnaleźć można 2 instrukcje oraz kilka przydatnych informacji związanych z zarządzaniem szyfrowanymi dokumentami.


PLIK

  • Otwórz wybrany plik (Word, Excel, PowerPoint).
  • Wybierz w prawym górnym rogu ekranu PLIK.
  • Wybierz CHROŃ DOKUMENT > SZYFRUJ PRZY UŻYCIU HASŁA (rys. poniżej).

  • W oknie jakie się pojawi wpisz hasło i zatwierdź OK.
  • Następnie wpisz hasło po raz drugi i zatwierdź OK (rys. poniżej).

  • Od teraz, aby przeglądać lub edytować zawartość dokumentu należy podać hasło.

Więcej na temat ochrony w MS Office > LINK


FOLDER / Zbiór plików

  • Wszystkie pliki, które chcemy chronić hasłem należy dodać do jednego folderu. Wewnątrz, w razie potrzeby, mogą znajdować się kolejne foldery.
  • Nalży kliknąć prawym przyciskiem myszy na wybrany folder i wybrać opcję 7ZIP > DODAJ DO ARCHIWUM (rys. poniżej). W przypadku nie posiadania 7zip w menu kontekstualnym należy otworzyć program 7zip, wybrać folder oraz nacisnąć przycisk dodaj.

  • W oknie jakie się pojawi należy w prawej części (Szyfrowanie) wpisać hasło dwa razy. Zatwierdzić OK (rys. poniżej).

  • W miejscu gdzie znajdował się folder pierwotny powstanie drugi folder (archiwum chronione hasłem).
  • Zarówno przy próbie rozpakowania archiwum, przeniesieniu jednego lub wielu plików, czy otwarciu pliku będziemy proszeni o hasło (rys. poniżej).


Przydatne informacje:

  • W przypadku plików (MS Office) raz ustawione hasło nie może zostać zdjęte. Dlatego też utrata hasła spowoduje utratę dostępu do pliku.
  • W przypadku braku możliwości przesłania plików spakowanych pocztą elektroniczną (np. gdy są za duże lub klient poczty nie obsługuje tego typu plików) zawsze można pliki te umieścić na dyskach wirtualnych (np. GoogleDrive, WeTransfer itp.) Wtedy także do ich poprawnego otwarcia wymagane będzie hasło.
  • Warto pamiętać, że w przypadku przekazywania plików osobom trzecim hasła należy przekazywać drogą inną niż sam plik. Czyli nie podawać hasła do pliku w wiadomości e-mail jaka zawiera plik.

11/01/2021